top of page
Zoeken
  • Foto van schrijverTo Assist Grenzeloze Dienstverlening

Uit je hoofd, op papier - het belang van een werkproces


Uit je hoofd, op papier - het belang van een werkproces

Onlangs hadden we een meeting met een werknemer van één van onze klanten voor de overdracht van een aantal werkzaamheden. Om de taken in het vervolg goed te kunnen uitvoeren, is het handig om stap-voor-stap te weten wat er moet gebeuren, welk programma we het beste kunnen gebruiken en in welke volgorde we bepaalde stappen moeten uitvoeren. "Nou," bekende de werknemer, "ik heb al die informatie, maar het zit in mijn hoofd." En dat is nu precies waarom we bij To Assist graag met werkprocessen aan de slag gaan; we halen de informatie uit ons hoofd en zetten die op papier. Dit zorgt voor overzicht, structuur en een efficiënte manier van werken.


Als ondernemer is een werkproces een handig hulpmiddel om duidelijkheid te creëren binnen jouw bedrijf of organisatie. Want heb je zo`n handig stappenplan, dan weet je precies wie, wat, wanneer en hoe bepaalde taken worden uitgevoerd.


Het belang van een werkproces

Ga je een brood of een cake bakken? De kans is groot dat je er een recept bij pakt. Ga je bijvoorbeeld een mailfunnel schrijven en inplannen, de administratie verwerken en/of aan de slag met een boekhoudprogramma? Dan is het handig dat je een werkproces bij de hand hebt, waarin precies staat omschreven welke stappen je kunt volgen om je taak succesvol te volbrengen.


Veel werkzaamheden komen periodiek terug; iedere week, maand, kwartaal of jaar voer je dezelfde (soort) taken uit. Soms is het al wat langer geleden, dus dan moet je vaak terugzoeken hoe het ook alweer precies moet. Heb je de voorgaande keer alle relevante informatie in een document genoteerd, dan kun je dit er eenvoudig bij pakken en snel herinneren hoe je te werk moet gaan. En niet onbelangrijk: ben jij ziek of op vakantie? Dan kan een collega jouw taken eenvoudig overnemen door het werkproces te volgen.


Wat is een werkproces?

Wat is nu precies een werkproces? Het is een reeks geplande en gestructureerde taken en activiteiten of stappen die samen bijdragen aan het bereiken van een specifiek doel of resultaat: dat is een werkproces. Binnen een organisatie of bedrijf zijn deze processen essentieel om taken efficiënt en effectief uit te voeren. Hoe gedetailleerder de taken worden beschreven, hoe beter. Dit kan gewoon in een (Word) document dat op een overzichtelijke en toegankelijke plaats wordt opgeslagen.


Zo werken wij bij To Assist

Als virtueel assistenten werken wij met veel klanten en verschillende online programma`s. Het is voor ons dan ook van groot belang om per klant en soms zelfs per taak een werkproces bij te houden waarin de werkwijze en afspraken worden bijgehouden. Gaan we aan de slag met een taak, dan houden we het werkproces ernaast. We stellen het proces niet alleen in het begin op, maar houden dit continue bij en zorgen dat het actueel blijft.


Het schrijven van een werkproces kan in het begin wat extra tijd kosten, maar deze tijd haal je later ruimschoots in. De voordelen van een goed werkproces:

  • Tijdbesparing: door taken en verantwoordelijkheden duidelijk te verdelen, kan iedereen zich concentreren op specifieke taken. Is er een specifiek werkproces, dan hoef je niet steeds opnieuw het wiel uit te vinden, maar is eenvoudig na te gaan wat de juiste werkwijze is.

  • Kwaliteitsverbetering: door het werkproces regelmatig te evalueren en bij te sturen, kunnen zwakke punten worden aangepakt en kan de kwaliteit van het eindresultaat verbeterd worden.

  • Klanttevredenheid: Zijn de werkprocessen binnen een organisatie op orde, dan kunnen de klanten beter en sneller van dienst zijn.

Wil je ook graag meer structuur aanbrengen in jouw processen of heb je ondersteuning nodig bij andere werkzaamheden? Neem contact met ons op, we zijn er voor jou!


Het team van To Assist, Grenzeloze Dienstverlening

Lianka Vermeulen en Hannie Aalbrechtse

T: +31 164 743 130


45 weergaven

Comments


bottom of page