FAQ

Veelgestelde vragen en antwoorden over een virtuele assistent en de bijbehorende werkzaamheden. De antwoorden zijn gebaseerd op:
 

  • Korte, algemene informatie, dat wij weten vanuit ons netwerk met virtuele assistenten

  • Uitgebreide antwoorden gebaseerd op ons eigen bedrijf, onze eigen ervaring en onze eigen werkwijze.
     

Bij terugkerende vragen, die er nog niet bij staan, gaan we deze toevoegen aan de vragenlijst.

Veel gestelde vragen - To Assist, Grenzeloze Dienstverlening

Vragenlijst

We hebben een vragenlijst samengesteld van veel voorkomende vragen, die wij als virtueel assistent krijgen. We hopen met onze FAQ-lijst, dat er automatisch al een aantal vragen voor jou worden beantwoord. 

Ben je nog niet overtuigd om samen te gaan werken met een virtueel assistent, omdat je toch nog een aantal vragen hebt. Aarzel niet en neem contact met ons op. 

Veelgestelde vragen

Wat is een virtuele assistent (afkorting VA)?


Een virtuele assistent is een persoonlijke assistent die – op afstand – vanuit huis en/of een kantoor, allerlei werkzaamheden uitvoert om jou, als ondernemer te ondersteunen. Je kan jouw persoonlijke virtuele assistent al inschakelen voor een paar uur per week en/of een eenmalige opdracht




Op welke manier kan ik met jullie communiceren?


Wij communiceren met jou via:
- E-mail
- Online call - Telefoon - Delen van bestanden via Dropbox - Google - OneDrive - What's app voor korte, snelle berichten Zodra we starten met onze samenwerking maken wij een groeps-app aan, zodat we altijd jouw bericht zien. Documenten delen we met elkaar via Dropbox, maar als je de voorkeur geeft aan een andere wijze van delen, dan kan dit. Voor uitgebreide vragen met bijlage(n) is het handig om dit via e-mail naar ons te sturen. We vinden het belangrijk dat de communicatie goed en makkelijk toegankelijk is voor jou.




Werken jullie ook op locatie?


Ja, hoor dat kan. Als je dit graag wilt, dan is dit een optie als het binnen onze regio is: Zeeland en West-Brabant. In overleg is het mogelijk dat Lianka of Hannie op locatie komt werken.




Hebben jullie referenties of getuigenissen van klanten?


Ja, er zijn reviews te lezen over To Assist op onze pagina Portfolio en op de sub-pagina Onze klanten (onder Diensten). We proberen actief te zijn en te blijven op social media. Regelmatig worden we genoemd en krijgen we complimenten van onze klanten. Onze bescheidenheid siert ons, want we vragen niet zomaar om een review bij een klant. Des te mooier is het, als we deze onverwachts ontvangen of lezen.




Hoeveel ervaring hebben jullie als virtueel assistent?


Ons bedrijf To Assist, Grenzeloze Dienstverlening is in maart 2016 opgericht. In de voorgaande periode hebben we beiden een flinke dosis werkervaring en kennis opgedaan tijdens andere jobs. Sinds we werkzaam zijn als virtueel assistent hebben we intens veel ervaring opgedaan met allerlei verschillende programma's en tools. Elke ondernemer is uniek en ieder heeft zijn eigen werkwijze met bijbehorende werkprocessen en programma's. Iedere ondernemer heeft zijn/haar eigen expertise, dat weten wij. Vertel ons met welk programma (s) je werkt en welke werkzaamheden we van je over kunnen nemen, dan maken we een start met onze samenwerking.




Hoe gaan jullie om met de beveiliging van mijn gegevens?


Wij werken met een digitale kluis. Hierin slaan wij alle inloggegevens, bankpassen, creditcards en andere vertrouwelijke gegevens in op. Deze kluis is alleen voor Lianka en Hannie toegankelijk. Voor ons staat de veiligheid van vertrouwelijke gegevens op nr 1.




Werk ik altijd samen met jullie?


Ja, wij zijn een team. Afhankelijk van het soort werkzaamheden zal Lianka of Hannie je aanspreekpunt zijn. Als team zijn we altijd op de hoogte van de werkzaamheden die ieder doet. Het kan ook zijn dat wij bepaalde taken in samenwerking doen met collega-ondernemers, maar wij zijn jouw aanspreekpunt en wij blijven 100% verantwoordelijk voor alle werkzaamheden die wij als team voor je uitvoeren




Wat gebeurt er als een van jullie ziek of met vakantie is?


Doordat we als een team werken, is de continuïteit van de werkzaamheden gewaarborgd. Wij geven vooraf door wie en wanneer op vakantie gaat. Uit ervaring weten we dat deze periode prima verloopt, zonder noodzakelijke oponthoud van werkzaamheden. Ziek worden is niet te voorspellen en het is daarom moeilijk om vooraf werkzaamheden aan elkaar over te dragen. We zullen er alles aan doen, om ervoor te zorgen dat de afgesproken werkzaamheden doorgaan en/of op tijd klaar zijn.




Welke werkzaamheden doet een virtueel assistent


In onze branche heb je een diversiteit van virtuele assistenten. To Assist richt zich op administratieve-, secretariële - en online ondersteuning. En meer! We hebben een uitgebreid pakket aan werkzaamheden. Op onze pagina Diensten kun je lezen, welke werkzaamheden er onder andere in elke 'categorie' ondersteuning valt. Staat er een opdracht niet in de lijst, terwijl je daar juist een helpende hand bij kan gebruiken, vraag het ons gerust. We zijn flexibel, we kunnen veel en denken graag mee.




Werkt een VA met een abonnement/contract?


Iedere VA heeft zijn/haar eigen werkwijze voor een samenwerking. VA's kunnen werken met tickets - abonnementen - losse uren.

Het team van To Assist, werkt met abonnementen en losse uren:

  • Abonnement: Vooraf stemmen we het aantal urenof opdracht per week/maand af. Begin van de maand ontvang je de factuur voor deze werkzaamheden (=vooraf betalen). Je kunt ervoor kiezen om dit automatisch te laten incasseren of zelf maandelijks over te boeken.
  • Losse uren: Als het niet precies duidelijk is, om hoeveel werkzaamheden het gaat, dan houden we onze tijd bij (dit is voor jou inzichtelijk) en facturen wij achteraf.
  • Eenmalige opdracht: Voor een eenmalige opdracht b.v. een website bouwen, ontvang je - na het akkoord van de offerte - van ons een factuur voor 50% vooraf te betalen en 50% bij oplevering




Kan ik het contract/abonnement beeindigen?


Ja, dat kan. Natuurlijk vinden we het jammer als je onze samenwerking wilt stoppen, maar dat kan om verschillende redenen zijn. Voor ons is het belangrijk dat je tevreden bent en blijft ook na beëindiging van het abonnement. En onze samenwerking kunnen we voortzetten ook zonder abonnement Alle abonnementen hebben een opzegtermijn van 1 maand. Dit hebben we ook opgenomen in onze algemene voorwaarden. Deze voorwaarden kun je lezen en/of downloaden.




Wat gebeurt er met mijn uren van mijn abonnement, als ik deze in een maand niet (volledig) benut?


Uren die in een bepaalde maand niet zijn benut, kunnen voor maximaal 20% van de afgesproken uren worden meegenomen naar de volgende maand, daarna vervallen ze. Dit hebben we ook opgenomen in onze algemene voorwaarden. Deze voorwaarden kun je lezen en/of downloaden. De voorwaarden kun je lezen op onze website.




Werken jullie met een geheimhoudingsverklaring?


Indien dit van toepassing is, werken we met een geheimhoudingsverklaring, waarin we akkoord gaan om bepaalde informatie van jou, niet door te vertellen of openbaar te maken. Onze klanten waarmee we samenwerken, weten uit ervaring dat wij geen persoonlijke/zakelijke vertrouwenlijke informatie delen met anderen. Wij gaan zeer zorgvuldig met alle informatie om.




Met welke programma’s en tools werkt een VA?


Elke ondernemer heeft zijn/haar eigen programma's en tools, waarmee gewerkt wordt en dat geldt ook voor VA's.

Door al jaren werkzaam te zijn als team virtuele assistenten, hebben wij ervaring met heel veel, verschillende programma’s en/of tools. Als jij met een programma en/of tool werkt dat we (nog) niet kennen, zorgen wij ervoor dat we dit in onze eigen tijd snel onder de knie hebben.




Wat als een VA een programma of (online) tool nog niet kent?


Er zijn ontzettend veel programma’s en/of tools, waar bedrijven mee werken. Als team virtuele assistenten hebben we met heel veel programma's/tools ervaring. Wanneer jij met een programma en/of tool werkt waar we nog niet eerder mee hebben gewerkt, zorgen wij dat we dit in onze eigen tijd snel onder de knie hebben.




Hoe worden de kosten van een VA in rekening gebracht?


Iedere VA heeft zijn/haar eigen uurtarief - tickets - abonnement - pakket. Bij To Assist maken we vooraf afspraken, hoe we met elkaar gaan samenwerken en op welke wijze we dit in rekening brengen. Je hebt de keuze uit:

  • Abonnement: deze wordt maandelijks vooraf in rekening gebracht. Je kunt kiezen voor een factuurbetaling of automatische incasso
  • Losse opdracht: wordt achteraf in rekening gebracht. Hiervoor ontvang je een factuur met een betalingstermijn van 14 dagen
  • Project: 50% aanbetaling en 50% als het project wordt opgeleverd. Je ontvangt bij start van het project en na oplevering een factuur met een betalingstermijn van 14 dagen




Werkt een VA ook in het weekend of s’ avonds?


Iedere virtueel assistent hanteert haar/zijn beschikbare uren per dag en per week. To Assist is 24/7 bereikbaar en beschikbaar. Uiteraard proberen wij onze werkuren in het weekend en/of in de avonduren te beperken. Als we een deadline hebben of een spoedklus dan is dit geen probleem voor ons. Wij zullen er zijn.




Welke betalingen worden geaccepteerd?


Wij sturen altijd een factuur, zowel voor een losse opdracht, project en/of abonnement. Facturen kunnen via een bankoverboeking naar ons overgeboekt worden. Voor abonnementen bieden we je de mogelijkheid voor een automatisch incasso.




Kunnen jullie ook mijn telefoon aannemen?


Ja, dat kan. Met onze telefoondienst zorg je ervoor dat je bereikbaar bent. Dit kan op basis van een abonnement, waarbij we je een telefoonnummer van ons krijgt. Ook bij vakantie of ziekte of speciale momenten, kunnen we je telefoon aannemen. Voor de mogelijkheden, is het raadzaam om contact met ons op te nemen. We bespreken het graag met je.




Kunnen jullie ook betalingen voor mij doen?


Dat kunnen wij zeker voor je doen. Administratie vailt binnen ons pakket van ondersteunende werkzaamheden. Om voor jou betalingen te kunnen doen hebben we een volmacht nodig. Je regelt dit bij je bank, waar jouw zakelijk rekening loopt. Daarna kunnen we online de betalingen voor je uitvoeren en eventueel voor je verwerken in de boekhouding.