FAQ

Een virtueel assistent is een persoonlijke assistent die – op afstand – vanuit huis en/of een kantoor, allerlei werkzaamheden uitvoert om jou, als ondernemer te ondersteunen. Je kan jouw persoonlijke virtuele assistent al inschakelen voor een paar uur per week en/of een eenmalige opdracht

In onze branche heb je een diversiteit van virtuele assistenten. To Assist, Grenzeloze Dienstverlening richt zich op administratieve-, secretariële - en online ondersteuning. En meer! We hebben een uitgebreid pakket aan werkzaamheden. Op onze pagina Diensten kun je lezen, welke werkzaamheden er onder andere in elke 'categorie' qua ondersteuning valt. Staat er een opdracht niet in de lijst, terwijl je daar juist een helpende hand bij kan gebruiken, vraag het ons gerust. We zijn flexibel, we kunnen veel en denken graag mee.

Ons bedrijf To Assist, Grenzeloze Dienstverlening is in maart 2016 opgericht. In de voorgaande periode hebben we beiden een flinke dosis werkervaring en kennis opgedaan tijdens andere jobs. Sinds we werkzaam zijn als virtueel assistent hebben we intens veel ervaring opgedaan met allerlei verschillende programma's en tools. Elke ondernemer is uniek en heeft zijn eigen werkwijze met bijbehorende werkprocessen en programma's. Iedere ondernemer heeft zijn/haar eigen expertise,. Zodra wij precies weten met welke programma (s) je werkt en welke werkzaamheden we van je kunnen overnemen, maken we een start met onze samenwerking.

Ja, hoor dat kan. Soms is het prettiger om op locatie te werken, bijvoorbeeld op kantoor of op een externe locatie. Dat is dan ook zeker een mogelijkheid, als het binnen de regio van Zeeland en West-Brabant is. Je leest meer over onze ondersteuning op locatie op onze pagina: op locatie.

We vinden het belangrijk dat onze communicatie prettig verloopt en toegankelijk is voor jou. Wij communiceren met jou via: E-mail Online call Telefoon What's app voor korte, snelle berichten Zodra we starten met onze samenwerking maken wij een groep aan binnen WhatsApp, zodat we altijd jouw bericht zien. Documenten delen we met elkaar via Dropbox, maar als je de voorkeur geeft aan een andere wijze van delen is dit uiteraard mogelijk. Heb je een uitgebreide vraag met bijlage(n)? Dan ontvangen we dit graag via e-mail.

Ja, er zijn reviews te lezen over To Assist op onze pagina Portfolio en op de sub-pagina Onze klanten (onder Diensten). We proberen actief te zijn en te blijven op social media. Regelmatig worden we genoemd en krijgen we complimenten van onze klanten. Onze bescheidenheid siert ons, want we vragen niet zomaar om een review bij een klant. Des te mooier is het, als we deze onverwachts ontvangen of lezen.

Wij werken met een digitale kluis. Hierin slaan wij alle inloggegevens, bankpassen, creditcards en andere vertrouwelijke gegevens in op. Deze kluis is alleen voor het team van To Assist, Grenzeloze Dienstverlening toegankelijk. De veiligheid van vertrouwelijke gegevens staat bij To Assist op nr 1.

Ja, wij zijn een team. Afhankelijk van het soort werkzaamheden is Hannie je aanspreekpunt zijn. Als team zijn we altijd op de hoogte van de werkzaamheden die ieder doet. Het kan ook zijn dat wij bepaalde taken in samenwerking doen met collega-ondernemers, maar wij zijn jouw aanspreekpunt en wij blijven 100% verantwoordelijk voor alle werkzaamheden die wij als team voor je uitvoeren

Als team proberen we de continuïteit van de werkzaamheden te waarborgen. Vooraf geven we de vakantie door aan onze klanten en zorgen we ervoor dat de werkzaamheden in te plannen. Uit ervaring weten we dat deze periode prima verloopt, zonder noodzakelijke oponthoud van werkzaamheden. Ziek worden is niet te voorspellen en het is daarom moeilijk om vooraf werkzaamheden aan elkaar over te dragen. We zullen er alles aan doen, om ervoor te zorgen dat de afgesproken werkzaamheden doorgaan en/of op tijd klaar zijn.

Het team van To Assist, Grenzeloze Dienstverlening werkt met abonnementen en losse uren: Abonnement: Vooraf stemmen we het aantal uren en/of opdracht per week/maand af. Aan het begin van de maand ontvang je de factuur voor deze werkzaamheden. Je kunt ervoor kiezen om dit automatisch te laten incasseren of zelf maandelijks over te boeken. Losse uren: Als het niet precies duidelijk is, om hoeveel werkzaamheden het gaat, dan houden we onze tijd bij (dit is voor jou inzichtelijk) en factureren wij achteraf. Eenmalige opdracht: Voor een eenmalige opdracht, zoals het bouwen van een website, ontvang je - na het akkoord van de offerte - een factuur voor 50% vooraf te betalen en 50% bij oplevering.

Ja, dat kan. Natuurlijk vinden we het jammer als je onze samenwerking wilt stoppen, maar dat kan om verschillende redenen zijn. Voor ons is het belangrijk dat je tevreden bent en blijft ook na beëindiging van het abonnement. En onze samenwerking kunnen we voortzetten ook zonder abonnement Alle abonnementen hebben een opzegtermijn van 1 maand. Dit hebben we ook opgenomen in onze algemene voorwaarden. Deze voorwaarden kun je lezen en/of downloaden.

Uren die in een bepaalde maand niet zijn benut, kunnen voor maximaal 20% van de afgesproken uren worden meegenomen naar de volgende maand, daarna vervallen ze. Dit hebben we ook opgenomen in onze algemene voorwaarden. Deze voorwaarden kun je lezen en/of downloaden. De voorwaarden kun je lezen op onze website.

Als virtueel assistenten gaan we altijd enthousiast aan de slag met onze werkzaamheden. Maar als zelfstandig ondernemer is het ook van groot belang dat we op een overzichtelijke en transparante manier onze diensten in rekening brengen bij onze klanten. Wij kiezen voor flexibele prijzen en dienstenpakketten en bieden dit onze klanten aan, nl: Dienstenpakketten: Dit wordt maandelijks vooraf automatisch geïncasseerd of de klant ontvangt een factuur. Losse opdracht: Deze wordt achteraf in rekening gebracht, de klant ontvangt een factuur. Nieuw en/of eenmalig project: Bij aanvang wordt 50% aanbetaling gefactureerd en 50% na oplevering van het project. Als team zijn en blijven we flexibel en denken we graag mee.

Wij sturen altijd een factuur, zowel voor een losse opdracht, project en/of abonnement. Facturen kunnen via een bankoverboeking naar ons overgeboekt worden. Voor abonnementen bieden we je de mogelijkheid voor een automatisch incasso.

Indien dit van toepassing is, werken we met een geheimhoudingsverklaring, waarin we akkoord gaan om bepaalde informatie van jou, niet door te vertellen of openbaar te maken. Onze klanten waarmee we samenwerken, weten uit ervaring dat wij geen persoonlijke/zakelijke vertrouwenlijke informatie delen met anderen. Wij gaan zeer zorgvuldig met alle informatie om.

Elke ondernemer heeft zijn/haar eigen programma's en tools, waarmee gewerkt wordt en dat geldt ook voor VA's. Door al jaren werkzaam te zijn als team virtuele assistenten, hebben wij ervaring met heel veel, verschillende programma’s en/of tools. Als jij met een programma en/of tool werkt dat we (nog) niet kennen, zorgen wij ervoor dat we dit in onze eigen tijd snel onder de knie hebben.

Ja, dat kan. Met onze telefoondienst zorg je ervoor dat je bereikbaar bent. Dit kan op basis van een abonnement, waarbij we je een telefoonnummer van ons krijgt. Ook bij vakantie of ziekte of speciale momenten, kunnen we je telefoon aannemen. Voor de mogelijkheden, is het raadzaam om contact met ons op te nemen. We bespreken het graag met je.

Dat kunnen wij zeker voor je doen. Administratie vailt binnen ons pakket van ondersteunende werkzaamheden. Om voor jou betalingen te kunnen doen hebben we een volmacht nodig. Je regelt dit bij je bank, waar jouw zakelijk rekening loopt. Daarna kunnen we online de betalingen voor je uitvoeren en eventueel voor je verwerken in de boekhouding.

Iedere virtueel assistent hanteert haar/zijn beschikbare uren per dag en per week. To Assist is 24/7 bereikbaar en beschikbaar. Uiteraard proberen wij onze werkuren in het weekend en/of in de avonduren te beperken. Als we een deadline hebben of een spoedklus dan is dit geen probleem voor ons. Wij zullen er zijn.