Als een potentiële of bestaande klant je vraagt een offerte te maken, heb je al een klein succesje behaalt.
Een passende offerte maken
Er is belangstelling voor jouw bedrijf, product en of dienst, als je een offerte mag maken. Dat is toch waar het uiteindelijk allemaal om draait. Nieuwe klanten of uitbreiding producten/diensten voor je bestaande klanten!
Dit is het moment om je te profileren, deze kans krijg je maar één keer. Daarom is het belangrijk om de offerte zo op te maken, dat de potentiële koper nog enthousiaster wordt en de offerte voorzien van handtekening terug stuurt. Maak het persoonlijk en omschrijf het goed, dat het geen vragen oproept. Je wilt tenslotte een duidelijk aanbod zonder fouten sturen. Waar moet een goede offerte minimaal aan voldoen?
Wat schrijf je in een offerte
Geef aandacht aan je offerte om deze in 1 keer goed in te richten. Gebruik een standaard sjabloon met jouw huisstijl. We geven een opsomming van gegevens die zeker in je offerte niet mogen ontbreken:
Bedrijfsnaam en gegevens van jouw bedrijf
Bedrijfsnaam en -adres van jouw klant
Offertedatum
Offertenummer
Geldigheidsduur van de offerte
Korte inleidende tekst over de gevraagde dienst/product
Aanbod van dienst/product met aantal, stuks, uren en de prijs
Verwijzing naar jouw algemene voorwaarden en privacyverklaring
Uitgebreide informatie om een goede offerte te maken, lees je onder andere op: Hoe maak ik een goede offerte
Offerte opmaken in een online boekhoudprogramma
De eerste indruk als je (potentiële) klant jouw offerte ontvangt, moet professioneel en goed zijn. Als je gebruik maakt van een online boekhoudprogramma, dan kun je hiermee je offerte opstellen. Zorg er voor dat je een ‘standaard’ offertesjabloon klaar hebt staan, voorzien je eigen logo en jouw gegevens. Dit kun je dit elke keer opnieuw gebruiken. En vergeet niet om je verstuurde offertes op te slaan voor je eigen administratie!
Offerte opvolgen
Neem een paar dagen, nadat je de offerte hebt verstuurd contact op met de potentiele klant. De beste manier om dit te doen is telefonisch. Vraag of de offerte in goede orde is ontvangen en of de offerte duidelijk is. Eventuele vragen kun je beantwoorden of bezwaren kun je wegnemen. Zeg vooral geen slechte dingen over je concullega’s, benadruk je eigen sterke punten. Wanneer dit alles positief is, dan is de kans groot dat de offerte geaccepteerd wordt en kun je het succes gaan vieren!!
Denk je dat het gaat lukken? Is het duidelijk hoe jij een offerte moet versturen? Misschien heb je vragen of kun je wel wat hulp gebruiken voor het opmaken van een sjabloon of heb je nog geen algemene voorwaarden en/of privacyverklaring neem dan contact op.
Wij zijn er voor jou!
* Deze administratietip schrijven wij voor Suffe Tutten ondernemersclub
Het team van To Assist, Grenzeloze Dienstverlening
Lianka Vermeulen
Hannie Aalbrechtse W: www.tagd.nl E: info@tagd.nl T: +31 6 25171411
#ondersteuning #groei #virtueleassistenten #samenwerken #administratie #secreatieel #onlineondersteuning#mkb #zzp#ondernemen #eigenbedrijf #zakenvrouw #ondernemerschap #ondernemers #onderneming#ondernemendevrouwen#persoonlijkeassistent #va #pa #business #businesssupport #processen #structuur