Ineens was alles anders. Het klopt niet 100%, want niet echt ‘alles’ veranderde de laatste maanden. Voor ons een moment om afspraken te maken in ons bedrijf.
Interne afspraak maken
Een nieuwe periode was onverwachts aangebroken en iedereen moest dit op zijn of haar manier een plaats geven:
Wat betekent het voor mij, mijn gezin, familie en omgeving
Kan ik nog blijven werken of hoe ga ik dit thuis inrichten
Hoe lang gaat dit duren
Angsten en zorgen, maar ook een fase voor omdenken. Nieuwe kansen zien, en benutten en uitdagingen aan gaan. Vooropgesteld dat het goed gaat en blijft gaan met de gezondheid. Na de eerste weken leek het of Nederland in mineur raakte. Na een fase afzonderlijk te hebben gewerkt, pakten wij als team de draad weer op. Wekelijks weer enkele dagen samenwerken op kantoor. Samenwerken geeft ons veel energie en het werkt efficiënter. Natuurlijk nemen we de afgesproken maatregelen in acht, dat is prima mogelijk. Wij maakten die dag gelijk een afspraak met elkaar:
Alleen maar positiviteit in ons kantoor!
Flexibiliteit en schakelen hoort bij ons vak
Het heeft op alles en iedereen zijn weerslag gehad en nog steeds. Dit heeft tijd nodig, maar het gaat vast allemaal goed komen. Terwijl heel Nederland gevraagd werd om zoveel mogelijk thuis te werken op afstand, was dit voor ons als virtuele assistenten niet echt een verandering. Dit is juist wat wij doen. Ondersteuning geven aan de drukke ondernemers, zonder dat we bij haar of hem fysiek op kantoor of locatie aanwezig zijn. Alleen werd het door heel de situatie ook rustiger bij ons. Dat calculeerden we vanaf het begin al in. Het gaf ons de ruimte en tijd, om onze doelen van 2020 onder de loep te nemen. Interne afspraken met elkaar te maken. Een aantal taken hebben we opgepakt en zijn hier eerder als gepland mee aan de slag gegaan. Taken die door de omstandigheden niet door konden gaan, zijn 'on hold' gezet. Werkzaam zijn als virtueel assistent betekent flexibel zijn en snel kunnen schakelen.
Afspraken maken, plannen en nakomen
We hebben onze planning 2020 erbij gepakt. Wat kunnen we doen op de momenten dat we niet voor onze klanten aan het werk zijn. Meestal word je 'To Do' lijst langer, bij ons werd deze korter. Daar zijn we blij mee!
In onze nieuwsbrief (voorjaarseditie 2020) maakten we bekend dat we naar aanleiding van de feedback nu makkelijker bereikbaar zijn met een eenvoudig en kort e-mailadres: info@tagd.nl en website-naam: www.tagd.nl. Uit ervaring weten wij, wanneer je een wijziging maakt in adresgegevens, e-mailadressen, telefoonnummers, etc., wat een impact dat heeft. Dan realiseer je jezelf of de klant pas waar je allemaal geregistreerd staat. We hadden dit proces slowly-on willen doen, met als doel dit eind 2020 af te ronden. Het is begin mei en het is al voor 95% afgerond. Daar zijn we blij mee!
Microsoft Office365 verder inrichten. Ondanks dat we al jaren werkten met Microsoft en gebruik maken van Word, Excel, PowerPoint en OneNote is het als virtueel assistent zeker belangrijk om op een veilige manier online te vergaderen en een extra optie aan te kunnen bieden om bestanden te delen met klanten. Het videobellen, dat nu voor veel mensen een openbaring is en intens veel wordt gebruikt, is voor ons gewoon. Alleen kunnen we dit nu met het programma Teams op een betrouwbare manier doen en dat is toch wel top. Wist je dat je heel makkelijk met je collega's kan chatten via ditzelfde programma?
Werken aan onze persoonlijke ontwikkeling is een continuproces. Ook daar hebben we de laatste maanden wat extra tijd aan gespendeerd. Doordat we met veel verschillende ondernemers werken, die allemaal hun eigen programma's en werkwijze hanteren, is het voor ons een ‘must’ om up-to-date te blijven. Bij blijven en ontwikkelingen volgen van bestaande programma’s die we kennen en mee werken en nieuwe tools ontdekken. Online trainingen en Webinars volgen en keuzes maken voor de juiste programma’s en werkwijzen.
Deze fase voelde als een frisse wind door ons bedrijf!
Nieuwe afspraken, nieuwe klanten
Terwijl het soms leek of echt heel Nederland op slot zat, ervaarden wij positieve ontwikkelingen. Vanuit verschillende kanalen werden we benaderd en kwamen wij in contact met potentiële klanten. Via social media, telefonisch, via andere klanten en platforms. We waren zijn verrast en trots op ons bedrijf. Het voelt goed, het geeft energie en een blijk van waardering dat mensen ons nu vinden, weten te bereiken en ons rechtstreeks benaderen. De mix van online en offline actief en aanwezig zijn, heeft naast het zorgen van kwaliteit, absoluut meerwaarde voor de zichtbaarheid van je bedrijf.
Wil jij ook een frisse wind door jouw bedrijf maar weet je niet goed waar te beginnen? Dan ben je bij ons op het juiste adres. We werken op afstand, online en houden ons aan de afgesproken maatregelen. Bespreek met ons je wensen en doelen en wij zorgen dat er een frisse wind door jouw bedrijf gaat. Een waar je jaren later nog over spreekt, dat beloven wij!
Neem voor meer informatie contact met ons op.
Het team van To Assist, Grenzeloze Dienstverlening
Lianka Vermeulen en Hannie Aalbrechtse
W: www.tagd.nl
E: info@tagd.nl
T: +31 164 743 130
#ondersteuning #groei #virtueleassistenten #samenwerken #administratie #secreatieel #onlineondersteuning #mkb #zzp #ondernemen #eigenbedrijf #zakenvrouw #ondernemerschap #ondernemers #onderneming #ondernemendevrouwen #persoonlijkeassistent #va #pa #business #businesssupport #processen #structuur