In 10 stappen van e-mail chaos naar een overzichtelijke mailbox

Het bijwerken van je e-mailberichten kan voelen als een dagelijkse (rot) klus. Voordat je aan de slag kunt met je werkzaamheden, moet je vaak eerst nog door een berg onbeantwoorde e-mails, spam en nieuwsbrieven heen. En wanneer je een belangrijk mailtje nodig hebt of iets wilt terugzoeken, kun je het niet vinden. Een overvolle mailbox zorgt voor stress, kost veel tijd en kan de écht belangrijke taken in de weg staan.

Als virtueel assistent ondersteunen we verschillende klanten met hun e-mailbeheer. Het is voor zowel hun als voor ons van belang om de mailbox georganiseerd te houden. We delen de beste tips en tricks om orde te scheppen en overzicht te brengen in je e-mail chaos.

Breng je mailbox op orde

Het organiseren van je e-mail is een van die taken waar je even tijd in moet investeren, maar dit vervolgens ruim terugkrijgt! Heb je eenmaal een goed systeem, dan is het een kwestie van bijhouden.

Stap 1: De grote schoonmaak. Begin met het verwijderen van alle onnodige e-mails. Denk aan nieuwsbrieven waar je niet voor hebt aangemeld, e-mails die geen antwoord (meer) nodig hebben of afgehandeld zijn en natuurlijk spam.

Stap 2: Categoriseer je e-mails. Maak mappen of labels aan voor verschillende categorieën. Denk bijvoorbeeld aan klanten, leveranciers, facturen, persoonlijk.

Stap 3: Gebruik filters om inkomende e-mails automatisch te sorteren. Je kunt bij de instellingen van je e-mailprovider filteren op afzender, onderwerp of trefwoorden. Zo kun je er bijvoorbeeld voor zorgen dat alle e-mails van een bepaalde klant automatisch naar de juiste map gaan.

Werk slimmer, niet harder

Na de eerste grote schoonmaak ga je bepalen wat je met elke e-mailbericht gaat doen.

Stap 4: Beslis wat je met elke e-mailbericht doet: archiveren, verwijderen of delegeren. Archiveer belangrijke e-mails die je later nodig hebt, verwijder onbelangrijke of irrelevante e-mails meteen en stuur e-mails door die niet voor jou bestemd zijn.

Stap 5: Stel een vaste tijd in om je mailbox bij te werken (bijvoorbeeld 15 of 30 minuten). Dit hoeft niet per se aan het begin van de dag te zijn, maar het is wel handig als je een vast moment hebt, bijvoorbeeld na het eerste overleg of voor de lunch.

Stap 6: Gebruik een template (of sjabloon) voor veelvoorkomende antwoorden. Je maakt een e-mail, slaat deze op als sjabloon en kunt deze later hergebruiken. Denk aan bevestigingen, offertes of antwoorden op veelgestelde vragen.

Stap 7: Wen jezelf aan om e-mails snel te scannen. Probeer de kern van het bericht snel te herkennen, focus op de belangrijkste informatie en laat de rest los.

Houd je mailbox opgeruimd

Je mailbox is lekker opgeruimd! Probeer het nu overzichtelijk te houden met de laatste stappen.

Stap 8: Gebruik de zoekfunctie. Met de juiste zoekwoorden kun je specifieke e-mails snel terugvinden.

Stap 9: Meld je af voor nieuwsbrieven. Schrijf je uit voor nieuwsbrieven die je niet leest, dat vermindert de hoeveelheid onnodige e-mails in je mailbox.

Stap 10: Onderhoud je mailbox. Maak er een gewoonte van om je mailbox regelmatig op te schonen en te organiseren. Stel desnoods een herinnering in of zet het in je agenda.

Heb je het gevoel van controle over je mailbox weer terug? Dan kun je jouw tijd efficienter benutten en productiever werken.

Heb je ondersteuning nodig bij jouw e-mailbeheer, wij staan voor je klaar!

Het team van To Assist, Grenzeloze Dienstverlening

Hannie Aalbrechtse

T: +31 164 743 130

E: info@tagd.nl

W: www.tagd.nl

#ToAssist #Email #VirtueelAssistent#Productief #Online #Emailbeheer #Ondernemer #EigenBedrijf #Mailbox #Stappenplan