Bereik écht je klanten: houd je contactenlijst actueel

To Assist Grenzeloze Dienstverlening
6 okt
2 minuten om te lezen

Het overkomt ons ook: hebben we een mooie nieuwsbrief of mailing gemaakt, zien we achteraf dat slechts een deel van de ontvangers deze heeft geopend. En dan kan het ook zijn dat het aantal aangeklikte links tegenvalt.

Het is goed om op tijd je contactenlijst te checken. De kans is groot dat er winst te behalen is! Misschien staat je mailprogramma wel vol met verouderde gegevens, dat is écht zonde van de ruimte die het inneemt. Je kunt beter e-mails sturen naar een kleine, actieve groep contacten, dan naar een grote groep die de mailing ongeopend verwijderd.

Als virtueel assistent pakken we regelmatig de contactenlijsten van onze klanten aan (en op zijn tijd ook die van onszelf!). Dit is hoe je jouw contacten up-to-date houdt.

De onzichtbare kosten van verouderde contacten

Wanneer je contactenlijst niet actueel is, loop je tegen verschillende problemen aan, die je bedrijf direct beïnvloeden. Je krijgt te maken met een hoog percentage bounces in je e-mailmarketingcampagnes. Dit gebeurt wanneer e-mails niet bezorgd kunnen worden, omdat adressen zijn gewijzigd of niet meer bestaan.

Grote e-mailproviders zoals Google en Microsoft zien dit als een teken van lage kwaliteit en kunnen je afzenderreputatie verlagen; je loopt daardoor het risico dat je e-mails vaker in spamfilters belanden, zelfs bij geldige adressen.

Het is zonde van de tijd en moeite

Stel je voor dat je een mailing stuurt naar een contactpersoon die al jaren niet meer bij een bedrijf werkt en inmiddels iets heel anders doet, of bijvoorbeeld met pensioen is. Je betaalt voor het gebruik van het e-mailprogramma en investeert tijd én moeite, terwijl het nooit de juiste persoon bereikt. Het is een verspilling van middelen die je veel effectiever had kunnen inzetten.

Een onbetrouwbare lijst leidt ook tot een gebrek aan inzicht. Als je geen goed overzicht en actuele informatie hebt, is het lastig om goede beslissingen te nemen over je doelgroep of effectieve campagnes op te zetten.

Aan de slag: een opgeruimde contactenlijst

Eerlijk is eerlijk: het opschonen van je contactenlijst is een tijdrovend klusje, maar het is de moeite waard.

Verwijder inactieve contacten. Gebruik de rapporten van je e-mailmarketingsysteem en verwijder alle adressen die consequent bounces opleveren. Je kunt dit per verzonden campagne terugvinden bij de statistieken. Bekijk of er ook contacten zijn die al lange tijd niet hebben gereageerd op je communicatie die je kunt verwijderen. Soms is minder gewoon meer.
Bepaal een vaste 'schoonmaakdag'. Maak er een routine van. Kies een vast moment in de maand of het kwartaal om je lijst door te lopen om te voorkomen dat deze uitgroeit tot een onoverzichtelijke puinhoop.
Check of je aanmeldformulier (nog) goed werkt. Zorg ervoor dat nieuwe contacten ook écht netjes toegevoegd worden aan de relevante contactenlijst.
Integreer je systemen. Koppel je systemen met elkaar, zoals je boekhoudprogramma en je e-mailmarketingprogramma. Als een klant een nieuw e-mailadres doorgeeft bij een bestelling of factuur, kan de informatie automatisch bijgewerkt worden in je contactenlijst. Zo blijven de gegevens altijd gesynchroniseerd en heb je er zelf geen omkijken naar.