Tijd besparen? Automatiseer je workflow!

Onlangs ging er een video rond op social media waarbij twee vrouwelijke ondernemers gierend van de lach aan elkaar toegaven, dat ze nog altijd handmatig facturen maken en verzenden. Na een standje van andere ondernemers om zich heen, waren ze nu bezig met het automatiseren van hun workflow op administratief gebied. Waarbij ook die ene factuur, die er al tijden lag, nu eindelijk écht verzonden ging worden.

Ben je een ondernemer met een klein of middelgroot bedrijf, dan is workflow automatisering een handige manier om efficiënter te werken. Wil je tijd besparen en je meer kunnen focussen op wat echt belangrijk is? Automatiseer je workflow!

Waar kun je de workflow automatiseren?

Je hoeft niet meteen je hele bedrijf om te gooien. Het doel is om 'gedoe' te verminderen, zodat jij je kunt focussen op de kerntaken die bijdragen aan de groei van je bedrijf. Begin klein en identificeer taken die zich vaak herhalen en veel van je tijd opslokken.

Denk hierbij aan:

• Marketing en communicatie: het versturen van nieuwsbrieven, het inplannen van social mediaberichten of het opvolgen van leads.

• Klantbeheer: registratie van klantgegevens of het opvolgen van offertes.

• Financiële administratie: Het versturen van facturen, het herinneren van openstaande betalingen of het bijhouden van je boekhouding.

• Interne processen: Het plannen van afspraken, het beheren van projecten of het organiseren van documenten.

Welke programma's kunnen je helpen bij automatiseren?

Zelfs simpele automatiseringen, zoals het instellen van geautomatiseerde e-mailreacties of het digitaliseren van je administratie, kunnen een wereld van verschil maken. Welke tool heb je hiervoor nodig? Dat hangt af van je specifieke wensen en budget.

Een CRM-systeem zoals Teamleader helpt je om je klantrelaties overzichtelijk op een plek te organiseren. Programma's, zoals Trello zorgen ervoor dat je projecten kunt organiseren en taken kunt verdelen. Financiële adminstratie kun je (deels) automatiseren aan de hand van boekhoudsoftware een optie is Exact Online.

Er zijn handige programma's om verschillende apps en diensten aan elkaar koppelen, waardoor je eenvoudig complexere workflows kunt instellen.

Aan de slag met automatiseren

Het automatiseren van je workflow hoeft geen complex proces te zijn. Stap voor stap kun je al een heel eind komen:

• Identificeer de knelpunten: Waar loop je op dit moment tegenaan? Welke taken kosten veel tijd en energie, maar leveren weinig directe waarde op?

• Stel je doelen vast: Wat wil je bereiken met de automatisering? Tijd besparen, kosten reduceren of bijvoorbeeld meer klanttevredenheid?

• Kies de juiste tools: Onderzoek welke programma's het beste aansluiten bij jouw doelen. Je kunt slim gebruik maken van gratis proefperiode's om de tools te testen.

• Begin klein: Start met het automatiseren van één of twee processen. Je kunt geleidelijk meer taken automatiseren.

• Meet en optimaliseer: Evalueer je geautomatiseerde workflows en bekijk of er nog verbeterpunten zijn.

  
  

De tijd die je nu investeert in het optimaliseren van je processen, verdien je tijdens drukkere periodes dubbel en dwars terug. Je krijgt niet alleen meer gedaan, maar je creëert ook meer ruimte voor strategische taken, innovatie en je core business. En... wat levert het uiteindelijk op: meer tijd voor jezelf!

Heb je behoefte aan ondersteuning zodat jij je kunt focussen op wat écht belangrijk is? Of het nu gaat om administratie, secretariële taken of online ondersteuning — ik denk graag met je mee.

Met vriendelijke groet,

Hannie Aalbrechtse

To Assist, Grenzeloze Dienstverlening

📞 +31 164 743 130

📧 info@tagd.nl

🌐 www.tagd.nl

#ToAssist #VirtueelAssistent #Ondernemerssupport #SlimWerken